Aide à la direction d'école

Aide à l'utilisation de
Book7

INSTALLATION DE BOOK 7

Suivez les instructions de la fiche jointe au CD-ROM reçu.

LE TABLEAU DE BORD



Cette fenêtre vous permet d'accéder à toutes les fenêtres de BOOK 7. Elle est protégée par un mot de passe qui limite son accès aux maîtres.

Rôle des boutons :

Aide
Ce bouton vous connecte directement à cette aide mise à votre disposition sur notre site.
Paramétrer
Ce bouton ouvre la fenêtre de paramétrage. Celle-ci vous permet de saisir les données qui personnalisent vos imprimés.
Vous pouvez aussi préciser la durée du prêt des livres : 15 jours par exemple. Vous pouvez changer le mot de passe.
Importer
Ce bouton ouvre la fenêtre d'importation. Celle-ci vous permet d'importer les données des maîtres et des élèves si vous possédez ALEC PLUS 7.
Vous pouvez aussi importer les données des livres si vous les avez saisis sous Works ou sous Excel.
Sauver
Ce bouton vous permet de sauver les données que vous avez saisies dans BOOK 7.
Cette sauvegarde peut être faite sur le support de votre choix (disquette, clé USB, disque dure externe, etc..).
Restaurer
Ce bouton vous permet de réintroduire dans BOOK 7 les données que vous avez sauvées grâce au bouton "Sauver".
Saisir un maître
Ce bouton ouvre la fenêtre des maîtres. Celle-ci vous permet de constituer ou de consulter le fichier des maîtres.
Vous pouvez aussi imprimer les fiches des maîtres, des listes, des messages, des avis, des bordereaux.
Saisir un élève
Ce bouton ouvre la fenêtre des élèves. Celle-ci vous permet de constituer ou de consulter le fichier des élèves.
Vous pouvez aussi imprimer les fiches des élèves, les étiquettes à coller sur les cartes des lecteurs, des listes d'élèves.
Saisir un livre
Ce bouton ouvre la fenêtre des livres. Celle-ci vous permet de constituer ou de consulter le fichier des livres.
Vous pouvez aussi imprimer les fiches des livres, les étiquettes à coller au dos des livres, des listes de livres.
Ajouter Modifier
Ce bouton ouvre les fenêtres des banques de mots. Vous pouvez en effet modifier ou ajouter les listes proposées :
auteurs, illustrateurs, éditeurs, collections, genres, mots-clés. Vous pouvez aussi imprimer chacune de ces listes.
Ainsi, quand vous saisissez un livre, il suffit de cliquer dans le menu déroulant correspondant pour afficher la donnée.
Parents
Ce bouton ouvre la fenêtre des parents. Vous n'avez rien à saisir ici. Vous pouvez retrouver un parent.
Vous pouvez aussi imprimer des lettres personnalisées (convocation, retard dans le retour d'un livre) ou la liste des familles.
Téléphone
Ce bouton ouvre la fenêtre de votre annuaire téléphonique. Celle-ci vous permet de le constituer.
Courrier
Ce bouton ouvre la fenêtre du courrier. Celle-ci vous permet de saisir et de consulter les lettres reçues ou expédiées.
Vous pouvez aussi envoyer la même lettre à plusieurs personnes (mailing).
Historique
Ce bouton ouvre la fenêtre des statistiques. Celle-ci vous permet de consulter les emprunts de chaque élève
ou de consulter la liste des lecteurs d'un livre. Vous pouvez aussi imprimer ces statistiques.
Menu Enfants
Ce bouton permet d'accéder aux fenêtres réservées aux élèves. Ceux-ci disposent de 3 types de fenêtres :
la 1ère pour faire des recherches, la 2ème pour emprunter un livre, la 3ème pour rendre un livre.
Quitter
Ce bouton ferme le logiciel.

PREMIERES ACTIONS



Action 1 - Le paramétrage

1 - Vous êtes dans le menu d'accueil. Cliquez sur le bouton "Paramétrer".
2 - Vous êtes dans la fenêtre du paramétrage. Remplissez les cases blanches.
Quand le curseur est dans une case, un message apparaît et vous aide.
Pour passer d'une case à l'autre, appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier.
3 - Quand vous avez fini votre saisie, cliquez sur "Valider", puis sur "Menu".



Action 2 - La saisie des maîtres

Bon à savoir : Si vous possédez ALEC PLUS 7, vous n'avez pas besoin de faire cette saisie. Il suffit de cliquer sur le bouton "Importer".

Si vous ne possédez pas ALEC PLUS 7, faites ce qui suit.
1 - Vous êtes dans le menu d'accueil. Cliquez sur "Saisir un maître".
Vous êtes dans la fenêtre des maîtres. Cliquez sur le bouton symbolisé par une page blanche.
2 - Remplissez les cases. Prenez la précaution d'attribuer un n° de classe à chaque maître.
Cette attribution est indispensable pour que BOOK 7 fonctionne.
Notez que vous disposez de raccourcis : par exemple, dans la case "Civilité", il suffit de taper
1 pour "M." ou 2 pour "Mme" ou 3 pour "Melle".
3 - Pour valider votre saisie, vous avez 2 solutions :
a) Vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton symbolisé par une page blanche.
b) Vous pouvez cliquer sur le bouton de défilement >

Après la saisie, vous pouvez :
a) consulter une fiche en l'affichant avec le n° de classe ou avec le bouton "Jumelles"
b) imprimer, modifier ou supprimer une fiche
c) faire défiler les fiches
d) imprimer une liste, un message, un avis ou un bordereau.



Action 3 - La saisie des élèves

Bon à savoir : Si vous possédez ALEC PLUS 7, vous n'avez pas besoin de faire cette saisie. Il suffit de cliquer sur le bouton "Importer".

Si vous ne possédez pas ALEC PLUS 7, faites ce qui suit.
1 - Vous êtes dans le menu d'accueil. Cliquez sur "Saisir un élève".
Vous êtes dans la fenêtre des élèves. Cliquez sur le bouton symbolisé par une page blanche.
2 - Remplissez les cases blanches.
Pour choisir le niveau et le nom du maître, cliquez dans les menus déroulants.
Prenez la précaution d'attribuer un n° de lecteur à chaque élève.
Cette attribution est indispensable pour que BOOK 7 fonctionne.
3 - Validez votre saisie.

Après la saisie, vous pouvez :
a) consulter une fiche en l'affichant avec le n° de classe ou avec le bouton "Jumelles"
b) imprimer, modifier ou supprimer une fiche
c) faire défiler les fiches d'une classe ou de toute l'école
d) imprimer les étiquettes adhésives pour confectionner les cartes de lecteur
e) changer les niveaux de classe à la fin du mois de juin avec le bouton "Passage"
f) retirer les fiches des élèves admis en 6ème avec le bouton "Purge 6è"
g) noter des remarques confidentielles dans la zone "Mémo"



Action 4 - La saisie des livres

Bon à savoir : Si les données de vos livres sont saisies sous Word ou sous Excel par exemple, ne les ressaisisez pas. Envoyez nous votre fichier sur une clé USB. Nous nous chargerons de leur intégration dans BOOK 7.

1 - Vous êtes dans le menu d'accueil. Cliquez sur "Saisir un livre".
Vous êtes dans la fenêtre des livres. Cliquez sur le bouton symbolisé par une page blanche.
2 - Remplissez au moins les cases suivantes :
- le n° d'inventaire dans la case bleue
- le titre du livre
- le nom de l'auteur en cliquant dans le menu déroulant
- la cote du livre dans la case jaune.
Par exemple : 830 pour Littérature française.
Si vous ne la connaissez pas, cliquez sur une des cotes proposées dans le menu déroulant jaune.
Cette cote s'affichera automatiquement dans la case blanche.
3 - Validez votre saisie.

Après la saisie, vous pouvez :
a) consulter une fiche en l'affichant avec le bouton "Jumelles"
b) imprimer, modifier ou supprimer une fiche
c) faire défiler les fiches
d) imprimer les étiquettes adhésives à coller au dos des livres
e) lister les cotes et en attribuer une à un livre par un double clic (ce qui vous évite de la saisir)
f) lister les mots-clés et en attribuer un ou plusieurs par un double clic (ce qui vous évite de les saisir)
g) consulter ou imprimer l'inventaire de votre bibliothèque
e) trier et consulter les livres selon 9 critères, puis imprimer chaque liste ainsi triée
h) taper un texte court invitant l'élève à lire ce livre (celui présenté ici a été trouvé sur le Web et placé par copier-coller, sans saisie)

LES FENETRES DES ENFANTS




Dans le menu d'accueil, vous avez cliqué sur le bouton "Menu des enfants".
Votre ordinateur affiche leur tableau de bord. Si vous avez conservé le mot de passe initial ou si vous l'avez changé,
ils ne peuvent pas accéder aux fenêtres utilisées par les enseignants ( bouton "Réservé").
Ils accèdent uniquement aux fenêtres qui leur sont destinées.
- en vert : 3 fenêtres pour chercher un livre ou une liste de livres qu'ils peuvent imprimer- en bleu : une fenêtre pour emprunter un livre
- en vert : une fenêtre pour rendre un livre

Emprunter :
a) Dans la 1ère case blanche, l'enfant tape le numéro de sa carte de lecteur.
Il valide avec la touche "Entrée". Son nom et son prénom s'affichent.
b) Dans la 2ème case, l'enfant tape le numéro du livre choisi.
Il valide avec la touche "Entrée". Ce numéro s'affiche.
c) Il clique sur le bouton "OK".

Dans la fenêtre des livres, la tête verte devient automatiquement rouge pour signaler que ce livre est emprunté.
Dans la fenêtre des statistiques, le nom de l'élève et son emprunt sont automatiquement enregistrés.

Rendre :
Cette action se déroule comme la précédente.

A suivre...
Posez vos questions et trouvez la réponse ici.