Aide à la direction d'école

Découvrez la richesse
fonctionnelle d'Alec
et d'Alec Plus 7
ALEC fonctionne sous Windows 98 et antérieurs
ALEC PLUS 7 est adapté à Windows XP, Vista et Seven. Les plus d'ALEC PLUS 7 sont en bleu.


1 - MENU PRINCIPAL

C'est le tableau de bord d'ALEC. Il rassemble
les boutons vous permettant d'accéder aux fenêtres.

Y Dans ALEC PLUS, vous disposez de liens directs
- vers le site d'ECHOLOG
- vers la mise à jour d'ALEC PLUS
- vers une banque de ressources pédagogiques,
- vers la liste des fonctions d'ALEC PLUS
- vers les dates des vacances scolaires.
Y Vous pouvez même activer votre musique préférée.

2 - PARAMETRAGES

Dans ALEC, 5 fenêtres vous permettent de faire
une saisie unique des données qui se retrouvent
soit dans un menu déroulant, soit dans une fenêtre,
soit dans un imprimé
- Paramétrage : Saisie des paramètres de votre école
et de votre mot de passe protégeant vos données
- Rues : Saisie des rues du secteur de votre école
- Docteurs : Saisie des médecins avec leur n° de téléphone
- Villages : Saisie des villes voisines avec leur code postal
- Tarifs : Saisie des tarifs de cantine

Y Dans ALEC PLUS, vous avez d'autres fenêtres :
- Nationalités : ajout à la liste existante
- Compagnies : ajout à la liste existante
- Activités : saisie des activités post et péri scolaires
- Noms de notes : saisie pour la fenêtre ELEVES
- Ecoles : saisie des anciennes écoles de vos élèves
- RASED : saisie des maîtres du réseau d'aide
Y Dans ALEC PLUS, dans la fenêtre des rues,
vous disposez de nouveaux champs vous permettant de saisir
le quartier, la section du plan de ville, le collège du secteur.
En outre, une sous-fenêtre vous permet d'afficher les rues saisies.

3 - IMPORTATION ET EXPORTATION

IMPORTATION
- de vos données d'une version antérieure d'ALEC
- de vos données à partir de WORKS
- de vos données à partir d'EXCEL
- des élèves de grande section admis au CP
(Ecole maternelle équipée avec ALEC)

Dans ALEC PLUS 7, il suffit de cliquer sur un bouton
pour importer vos données de BASE ELEVES.
Pour vous aider à les adapter à ce transfert, nous vous
fournissons une fiche. C'est facile et c'est rapide.

EXPORTATION
a) de vos données (élèves et enseignants) vers ALEC,
vers EXCEL, vers BOOK (gedstion de BCD)
b) de vos élèves du CE2 vers J'ADE
c) de toutes vos données vers SEB-IEN
(notre collecteur réservé aux Inspecteurs)
d) de toutes vos données autorisées vers SEBALEC
(notre collecteur réservé aux Mairies).

Y Dans ALEC PLUS, il suffit de cliquer sur un bouton
pour créer les fichiers XML permettant à votre responsable
académique de les transférer dans BASE ELEVES.
Y En outre, vous pouvez exporter les imprimés renseignés
au format de votre choix (WORKS, WORD ou EXCEL).
Y Vous pouvez aussi exporter les données des maîtres
pour les intégrer dans TRESOR (gestion de coopérative)
ou dans COM' (gestion de commandes).

4 - SAUVEGARDE ET RESTAURATION

SAUVEGARDE SUR DISQUETTE
ALEC est ouvert. Vous mettez une disquette, une clé USB
ou un CD-RW et vous cliquez sur le bouton SAUVER.

SAUVEGARDE SUR LE DISQUE DUR
ALEC conserve automatiquement les données saisies.
Vous pouvez aussi dupliquer le fichier principal : ALEC.MDB.
ALEC étant fermé, vous cliquez sur l'icône SAUVALEC placée
sur le bureau lors de l'installation.

RESTAURATION A PARTIR DU SUPPORT MOBILE
ALEC est ouvert. Vous mettez la disquette, la clé USB ou le CD-RW
et vous cliquez sur le bouton RESTAURER.
Vous avez le droit d'installer ALEC sur le PC de votre école
et sur le PC de votre maison. Grâce aux boutons SAUVER et RESTAURER,
vous pouvez échanger des données saisies sur l'un ou l'autre de ces 2 PC.

Y Dans ALEC PLUS, vous avez un bouton multi-sauvegarde.
Il vous permet de sauvegarder rapidement et facilement vos données
sur le support de votre choix (Clé USB, CD-ROM, disque IOMEGA,
disque dur externe, disque dur interne, etc..).



5 - ENSEIGNANTS

Après avoir saisi les données des enseignants de l'école,
vous pouvez consulter ou imprimer les documents suivants
automatiquement renseignés :
- la liste de vos classes (effectif total calculé automatiquement)
- la liste des adresses de vos adjoints
- la fiche-école destinée à l'IEN
- la fiche-école destinée à la Mairie
- la fiche de chacun de vos adjoints
- un bordereau pour informer vos adjoints
- un bordereau pour consulter vos adjoints
(préparation d'une réunion)
- un bordereau pour confirmer la lecture d'une circulaire
(IEN ou Mairie).
Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi :
- afficher les données sous forme d'un tableau
(comme dans Excel)
- consulter des fiches pratiques sur les thèmes importants
- accéder à une banque d'imprimés destinés soit aux Parents,
soit aux IEN.

Y Dans ALEC PLUS, vous pouvez imprimer un bordereau
pour les jours de grève.
Y Vous pouvez créer votre planning de surveillance.

Bon à savoir :

ALEC PLUS 7 est personnalisable.
Vous pouvez faire cette personnalisation vous-même avec le logiciel ACCESS (Microsoft).
Cliquez ici pour voir comme c'est facile.
Vous pouvez aussi nous faire des suggestions.
Si nous les retenons, nous vous offrons la nouvelle version.

6 - ELEVES

Y Aides personnalisées : Dans ALEC PLUS, vous pouvez gérer les aides personnalisées et les stages de remise à niveau et imprimer tous les imprimés correspondants : fiche de renseignements, accord parental, lettres aux parents, autorisation de participation).

Y Logo intégrable : Dans ALEC PLUS, vous pouvez intégrer facilement votre logo dans les imprimés que vous utilisez souvent. Il suffit de le créer avec Paint (fourni avec Windows), de l'enregistrer sous le nom logo.bmp et de le verser dans le répertoire ALEC à la place de celui que nous vous proposons.

Y Photos d'identité intégrables : Dans ALEC PLUS, vous pouvez intégrer les photos d'identité de vos élèves et imprimer une planche de photos (pour vos sorties, pour vos fiches individuelles, pour le RASED, etc..).

Y Cursus automatisé : Dans ALEC PLUS, la saisie du cursus de vos élèves est rapide. Quand vous tapez la 1ère année, les années suivantes s'affichent automatiquement. En outre, vous disposez de menus déroulants dans lesquels il suffit de cliquer.

Y RASED : Dans ALEC PLUS, un nouvel onglet a été ajouté. Il permet de saisir les données concernant l'aide apportée par le RASED, dans l'école ou hors de l'école. La demande d'aide au RASED et la synthèse de l'équipe éducative se remplissent automatiquement et s'affichent puis s'impriment par un simple clic.

Y Légendes des notes : Dans ALEC PLUS, vous saisissez une seule fois les légendes des 12 champs dans lesquels vous saisissez des notes confidentielles (précautions médicales, régime alimentaire, comportement, etc). Un seul clic. Et tous les élèves se retrouvent avec les mêmes légendes.

Après avoir saisi (ou importé) les données des élèves, vous pouvez consulter ou imprimer les documents suivants automatiquement renseignés :
- une demande de justification d'absence
- un certificat de scolarité
- un certificat de radiation
- une déclaration d'accident
- une demande de dossier scolaire
- la fiche de chaque élève
- des lettres de passage de classe (fin mai)
- toutes sortes de listes (voir le paragraphe suivant).

Vous disposez de 2 champs pour saisir la rue. Dans la 1ère case, vous pouvez taper : 1234, rue Jules Ferry.
Dans la 2ème case, vous pouvez taper : Résidence Les Oiseaux Bât. A Porte 567

Dans ALEC, le champ de chaque n° de téléphone a été agrandi. Vous pouvez taper par exemple : 05 56 66 99 57 Poste 12-34. En outre, vous disposez de 6 champs pour saisir les n° de téléphone (3 pour le père et 3 pour la mère) ce qui vous permet de saisir leur n° du domicile, leur n° du portable et leur n° professionnel. Vous pouvez afficher les élèves de nombreuses façons : par niveau, par numéro de classe, par tri alphabétique ou par l'option Rechercher.

Quand vous saisissez un renseignement médical dans la zone de note n° 1, une croix rouge s'affiche. Quand vous saisissez un renseignement confidentiel dans la zone de note n°2, un bouton noir s'affiche.

Le passage au niveau supérieur en fin d'année est obtenu par un simple clic. Les élèves admis en 6ème quittent le fichier courant et sont archivés utomatiquement.

Vous ne saisissez ni l'enseignant, ni le niveau, ni la commune, ni le code postal, ni la rue, ni le docteur : vous cliquez sur une ligne d'un menu déroulant.

En cas de frères et sœurs, vous saisissez uniquement les données de l'aîné(e). Pour créer les autres fiches, vous cliquez sur le bouton de duplication et vous changez le prénom, etc.

Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner une (ou plusieurs) fiche(s) pour la copier sur une disquette qui servira à votre collègue (enfant changeant de secteur scolaire).

Comme dans la fenêtre précédente, vous pouvez consulter les données saisies sous forme de tableau.

7 - LISTES DES ELEVES

Y Dans ALEC PLUS, vous avez la possibilité d'intégrer votre signature dans vos lettres ou vos certificats. Il suffit de la créer avec Paint, de l'enregistrer sous le nom signature.bmp et de la verser dans le répertoire ALEC.

Y Dans ALEC PLUS, un bouton Renard placé à gauche de chaque bouton vous décrit le contenu de chaque imprimé.

Dans cette fenêtre, vous disposez de nombreux boutons.
Il vous suffit de cliquer dessus pour obtenir,
PAR CLASSE ou EN TOTALITE les listes suivantes :
- Liste alphabétique avec une zone de notes
- Liste alphabétique par niveau
- Liste alphab. séparée maternelle/élémentaire
- Liste par date de naissance
- Liste par niveau
- Liste des enfants admis au niveau supérieur
- Liste des enfants admis au collège
- Liste des adresses des parents + étiquettes
- Liste des n° de tél. (parents /voisins /docteur)
- Liste des enfants assurés / non assurés
- Une lettre de rappel automatisée (non assurés)
- Liste des parentés
- Liste des aînés
- Liste des garçons / des filles
- Liste par nationalité
- Liste des étrangers
- Liste des enfants du voyage
- Liste des notes médicales
- Liste des notes confidentielles
- Liste des notes saisies dans les cases 3 à 9
- Liste des enfants gardés le matin
- Liste de pointage des enfants gardés le matin
- Liste des demi-pensionnaires
- Liste de pointage pour la cantine
- Factures et état des paiements de la cantine
- Liste des enfants gardés le matin
- Liste de pointage pour l'étude
- Etat des paiements de l'étude
- Liste des enfants gardés le soir
- Liste de pointage des enfants gardés le soir
- Etat mensuel des inscriptions pour la Mairie
- Etat mensuel des radiations pour la Mairie
- Etat matricule
- Liste des enfants classés par commune d'origine
- Liste des docteurs
- Planche photographique
- Planche d'étiquettes (élèves / parents)
- Liste des enfants nés entre 2 dates

Y Dans ALEC PLUS, vous disposez aussi de boutons supplémentaires pour
imprimer d'autres documents. Quelques exemples :
- Liste des élèves pour le médecin scolaire
- Liste des parents avec leur email
- Liste matricule avec l'adresse des 2 parents
- Planche d'étiquettes à coller sur les travaux d'enfants
- Fiche d'activités en maternelle
- Fiche navette pour l'entrée en 6ème

Y Dans ALEC PLUS, vous disposez aussi d'un requêteur qui vous permet de réaliser vos propres imprimés en choisissant librement les champs qui vous intéressent.

Y A partir d'ALEC PLUS, vous pouvez exporter la plupart des imprimés auto-renseignés au format de votre choix (Works, Word ou Excel).

Bon à savoir :

ALEC PLUS 7 est personnalisable. Vous pouvez le personnaliser vous-même avec le logiciel ACCESS (Microsoft).

Cliquez ici pour voir comme c'est facile.

Vous pouvez aussi nous faire des siggestions. Si nous les retenons, nous vous offrons la nouvelle version.


8 - PARENTS

Dans cette fenêtre, vous n'avez aucune saisie à faire.
Les données s'intègrent automatiquement.
Après avoir choisi l'enfant dans un menu déroulant, vous pouvez imprimer :
- une lettre personnelle ·
- une lettre de rappel au sujet de l'assurance
- une convocation des parents à l'école.
Vous pouvez aussi consulter et imprimer :
- la liste des anniversaires du mois en cours
- la liste des familles

Y Dans ALEC PLUS, vous disposez d'une fenêtre pour chacun des parents. En outre, vous pouvez attribuer un numéro à chaque famille. Cette indexation vous permet d'éviter les doublons (homonymies au niveau des noms de famille) et de traiter facilement le cas des parents séparés ou divorcés.

Y Dans ALEC PLUS, vous disposez aussi d'un bouton qui vous permet de supprimer d'un seul clic tous les parents qui n'ont plus d'enfant à l'école.

Y Dans ALEC PLUS, vous pouvez aussi envoyer un courriel au parent affiché par un simple clic sur son adresse électronique.

9 - ELECTEURS

Cette nouvelle version est conforme aux nouvelles instructions. Vous disposez d'une fenêtre vous permettant de prendre en compte les 2 votes par famille. Vous n'avez aucune saisie à faire : les données sont intégrées automatiquement en cliquant sur un bouton.

Y Dans ALEC PLUS, vous n'appuyez pas sur un bouton.
Votre fichier électoral est créé automatiquement lors de la saisie des parents.

Vous pouvez :
- imprimer la liste électorale communicable
- imprimer la liste électorale complète
- imprimer la liste d'émargement pour le vote
- imprimer des étiquettes ou des enveloppes avec les adresses des électeurs
- consulter le nombre d'électeurs
- imprimer une lettre ou une convocation pour chaque parent.

10 - DELEGUES ET CONSEIL D'ECOLE

Délégués des parents : Dès que les délégués ont été élus, vous cliquez sur chacun de leur nom dans un menu déroulant. Les coordonnées utiles s'affichent automatiquement. Vous pouvez :
- imprimer la liste des délégués des parents
- imprimer une série de convocations ou une série d'invitations (seule saisie : date et ordre du jour)
- imprimer des étiquettes avec les adresses
- imprimer des enveloppes avec les adresses
- taper le rapport du Conseil d'école et l'imprimer

Délégués des enseignants : Ceux-ci apparaissent automatiquement. Vous n'avez pas besoin de ressaisir la date et l'ordre du jour. Vous disposez des mêmes fonctions que ci-dessus.

Autres délégués : Dès que vous avez saisi les noms et les adresses, vous disposez des mêmes fonctions que ci-dessus.

Y Dans ALEC PLUS, la photo de l'enfant dont le parent est délégué peut s'afficher. En outre, vous pouvez imprimer la liste des enfants dont les parents sont délégués. Vous disposez aussi de boutons vous permettant d'imprimer des enveloppes adressées avec le nom et le n° de classe de l'enfant ce qui facilite la distribution des convocations par exemple.

11 - STATISTIQUES

Il suffit que vous cliquiez sur les boutons. Vous obtenez les imprimés de l'enquête 19 qui devait être remplie avant l'apparition de Base Elèves.

12 - AGENDA TELEPHONIQUE

Vous pouvez saisir, trier, imprimer vos contacts.

13 - RENDEZ-VOUS

Vous pouvez saisir, trier, imprimer vos rendez-vous.

14 - COURRIER

Vous pouvez :
- saisir vos contacts
- taper, imprimer et archiver une lettre
- trier vos lettres
- faire un mailing
- créer une planche d'étiquettes-adresses
- accéder à votre traitement de texte habituel.



15 - COOPERATIVE

Vous pouvez :
- saisir vos recettes et vos dépenses
- retrouver facilement une fiche
- consulter ou imprimer la liste des recettes, la liste des recettes, le solde
- consulter le plan comptable- imprimer le bilan annuel destiné à l'OCCE

16 - REQUETEUR - ASSISTANT

Avec le requêteur, vous pouvez sélectionner des données selon un ou plusieurs critères de son choix. Vous pouvez sauvegarder vos requêtes pour les rappeler. Chaque requête vous permet de consulter ou d'imprimer un état. Cet état peut également être sauvegardé pour être rappelé.

17 - BLOC-NOTES

Vous pouvez archiver les circulaires envoyées par votre IEN ou par votre Mairie. Le bloc-notes peut aussi être utilisé pour saisir des notes personnelles. Vous pouvez attribuer un n° et un libellé à chacune d'elles et l'affecter à un bouton.

18 - RECHERCHE

Un menu déroulant vous permet de retrouver rapidement l'imprimé que vous cherchez.

19 - AIDE

Vous disposez de nombreuses aides :
- un conseil en bas de l'écran quand le curseur est dans une case
- une petite fenêtre qui s'ouvre (bouton "renard")
- une aide à l'écran (Vous cliquez sur le ?)
- un guide à imprimer qui se trouve sur le CD-ROM
- une assistance téléphonique gratuite au 05 56 66 99 57.

Y Dans ALEC PLUS, vous disposez d'un grand confort
- grâce au scrolling (défilement rapide des fiches)
- grâce aux onglets (passage entre les pages)
- grâce aux bulles (aide sur chaque champ ou sur chaque bouton).